Vertrauliche Druckausgabe und flexible Gerätewahl

Secure Print und Follow-Me-Print

Vertrauliche Dokumente sollten nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. Secure Print hält Druckaufträge zurück, bis sich die berechtigte Person am Gerät authentifiziert. Follow-Me-Print erweitert dieses Prinzip: Der Auftrag kann an einem geeigneten Drucker oder Multifunktionssystem innerhalb der freigegebenen Umgebung ausgegeben werden.

Ausgabe erst nach Anmeldung Weniger offen liegende Dokumente Flexible Gerätewahl Weniger Fehldrucke und Papierabfall

Secure-Print-Lösung anfragen Zum Datenschutz-Leitfaden

✓ Herstellerübergreifende Beratung

✓ PIN, Karte oder App möglich

✓ Für einzelne Geräte oder Flotten

✓ Vor-Ort-Unterstützung möglich

Zwei Begriffe – ein gemeinsames Ziel

Was ist der Unterschied zwischen Secure Print und Follow-Me-Print?

Beide Verfahren halten Druckaufträge zurück. Der Unterschied liegt vor allem darin, wo der Auftrag freigegeben werden kann.

Sichere Ausgabe am gewählten Gerät

Secure Print

Der Druckauftrag wird zunächst gespeichert oder in einer Warteschlange gehalten und erst nach Authentifizierung am vorgesehenen Gerät ausgegeben.

✓ Typischer Ablauf: Druckauftrag senden, zum Gerät gehen, PIN oder Anmeldung verwenden und Auftrag freigeben.
✓ Geeignet für: vertrauliche Dokumente, Personalunterlagen, Rechnungen, Verträge und sensible Kundendaten.
✓ Gerätebindung: häufig wird ein bestimmter Drucker oder ein bestimmtes Multifunktionsgerät ausgewählt.

Flexible Ausgabe in einer Geräteflotte

Follow-Me-Print

Der Auftrag wird an eine zentrale oder virtuelle Warteschlange gesendet und kann an einem freigegebenen Gerät innerhalb der Organisation abgeholt werden.

✓ Typischer Ablauf: An eine gemeinsame Warteschlange drucken, zu einem geeigneten Gerät gehen, anmelden und Auftrag freigeben.
✓ Geeignet für: mehrere Geräte, Etagen, Abteilungen oder Standorte mit zentralem Druckmanagement.
✓ Flexibilität: bei Ausfall, Wartung oder hoher Auslastung kann ein anderes freigegebenes Gerät genutzt werden.

So funktioniert die sichere Druckfreigabe

Vom Druckauftrag bis zur kontrollierten Ausgabe

Der genaue Ablauf hängt von der eingesetzten Software, dem Gerät und der gewählten Authentifizierung ab.

Auftrag senden

Der Benutzer druckt aus seiner Anwendung an eine sichere oder zentrale Druckwarteschlange.

Auftrag zurückhalten

Das Dokument wird nicht sofort ausgegeben, sondern bis zur Freigabe gehalten.

Zum Gerät gehen

Der Benutzer wählt ein vorgesehenes oder verfügbares Druck- beziehungsweise Multifunktionsgerät.

Authentifizieren

Die Identität wird beispielsweise per PIN, Chipkarte, Benutzerkonto oder App bestätigt.

Auftrag freigeben

Nur die ausgewählten eigenen Aufträge werden gedruckt und können direkt entnommen werden.

Authentifizierung am Gerät

Welche Freigabemethoden sind möglich?

Die geeignete Methode richtet sich nach Sicherheitsniveau, Nutzerkomfort, Geräteausstattung und vorhandener IT-Infrastruktur.

PIN oder Freigabecode

Einfache Lösung für einzelne Geräte oder klar definierte Benutzergruppen. Die Bedienung ist leicht verständlich, erfordert aber einen verantwortungsvollen Umgang mit Codes.

Chipkarte oder Transponder

Bestehende Mitarbeiterausweise oder geeignete Karten können zur schnellen Anmeldung und Freigabe genutzt werden, sofern System und Lesegerät dies unterstützen.

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Benutzerkonto

Anmeldung über Benutzername und Kennwort oder über eine angebundene Verzeichnisstruktur. Rollen und Berechtigungen lassen sich zentral steuern.

App, QR-Code oder NFC

Je nach Lösung kann die Freigabe über Smartphone, QR-Code oder kontaktlose Verfahren erfolgen. Die technische Umsetzung muss zur Sicherheitsrichtlinie passen.

Nutzen im Tagesgeschäft

Welche Vorteile bieten Secure Print und Follow-Me-Print?

Die Vorteile gehen über den Schutz vertraulicher Dokumente hinaus und betreffen auch Verfügbarkeit, Kosten und Benutzerfreundlichkeit.

Mehr Vertraulichkeit

Dokumente werden erst ausgegeben, wenn die berechtigte Person am Gerät ist. Das reduziert offen liegende Ausdrucke und versehentliche Mitnahme.

Weniger Fehldrucke

Nicht mehr benötigte oder falsch gesendete Aufträge können vor der Ausgabe gelöscht werden. Zeitgesteuerte Löschung verhindert dauerhaft liegenbleibende Jobs.

Höhere Verfügbarkeit

Bei Follow-Me-Print kann der Benutzer auf ein anderes freigegebenes Gerät ausweichen, wenn das ursprünglich geplante Gerät belegt oder nicht verfügbar ist.

Einfachere Geräteverwaltung

Eine zentrale oder virtuelle Warteschlange kann die Anzahl lokal eingerichteter Drucker reduzieren und die Verwaltung übersichtlicher machen.

Transparente Nutzung

Je nach Lösung können Druckvolumen, Benutzer, Geräte und Kostenstellen nachvollziehbar ausgewertet und in ein Flottenmanagement eingebunden werden.

Passend für hybride Umgebungen

Sichere Freigabe kann – abhängig von Produkt und Infrastruktur – mit Arbeitsplatzrechnern, mobilen Geräten, Web-Printing oder Cloud-Diensten kombiniert werden.

Planung und Einführung

Was vor der Umsetzung geprüft werden sollte

Eine sichere Druckfreigabe sollte technisch, organisatorisch und benutzerfreundlich geplant werden.

Technische Voraussetzungen

✓ Unterstützte Drucker und Multifunktionsgeräte erfassen
✓ Server-, Cloud- oder Embedded-Lösung auswählen
✓ Authentifizierung und vorhandene Kartenleser prüfen
✓ Treiber, Betriebssysteme und mobile Geräte berücksichtigen
✓ Netzwerk, Verschlüsselung und Protokolle absichern
✓ Ausfallsicherheit und Notfallverfahren festlegen

Organisation und Benutzer

✓ Benutzergruppen und Berechtigungen definieren
✓ Aufbewahrungsdauer nicht freigegebener Aufträge festlegen
✓ Umgang mit verlorenen Karten oder vergessenen PINs regeln
✓ Gäste, Dienstleister und anonyme Benutzer berücksichtigen
✓ Beschäftigte in Freigabe und Datenschutz einweisen
✓ Support, Wartung und Verantwortlichkeiten dokumentieren

Hinweis: Secure Print und Follow-Me-Print erhöhen die Sicherheit der Druckausgabe, ersetzen aber kein vollständiges Sicherheitskonzept. Benutzerkonten, Netzwerkanbindung, Firmware, Gerätespeicher und Löschprozesse müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Secure Print und Follow-Me-Print passend zu Ihrer Umgebung einrichten

TAS unterstützt bei Bestandsaufnahme, Geräteauswahl, Authentifizierung, Druckwarteschlangen, Benutzerfreigaben, Netzwerkanbindung und Einführung sicherer Druckprozesse.

Beratung anfragen

Häufige Fragen

Secure Print und Follow-Me-Print in Unternehmen

Ist Secure Print dasselbe wie Follow-Me-Print?

Nicht ganz. Secure Print bezeichnet allgemein die zurückgehaltene Ausgabe nach Authentifizierung. Follow-Me-Print nutzt meist eine zentrale oder virtuelle Warteschlange, sodass der Benutzer seinen Auftrag an einem freigegebenen Gerät innerhalb der Umgebung abrufen kann.

Kann Secure Print ohne zusätzliche Software genutzt werden?

Viele Geräte bieten einfache PIN- oder geschützte Druckfunktionen bereits über den Treiber und das Gerät an. Für zentrale Warteschlangen, Flottenfunktionen, Kartenanmeldung, Auswertungen oder Follow-Me-Print ist häufig eine zusätzliche Software- oder Plattformlösung erforderlich.

Welche Authentifizierung ist am sichersten?

Das hängt vom Schutzbedarf und der Umgebung ab. Karte oder Transponder sind komfortabel, PINs einfach umzusetzen und Benutzerkonten gut zentral steuerbar. Bei höherem Schutzbedarf können kombinierte oder stärker abgesicherte Verfahren sinnvoll sein.

Werden nicht abgeholte Druckaufträge automatisch gelöscht?

Das sollte in der eingesetzten Lösung konfiguriert werden. Üblich ist eine definierte Aufbewahrungsfrist, nach deren Ablauf nicht freigegebene Aufträge automatisch entfernt werden.

Funktioniert Follow-Me-Print mit Geräten verschiedener Hersteller?

Viele Printmanagement-Lösungen unterstützen herstellerübergreifende Umgebungen. Der konkrete Funktionsumfang hängt jedoch von Gerät, Treiber, Embedded-Anbindung, Authentifizierung und eingesetzter Software ab.

Kann TAS bei der Einführung unterstützen?

TAS unterstützt bei Bestandsaufnahme, Auswahl einer geeigneten Lösung, Einrichtung von Warteschlangen und Authentifizierung, Gerätekonfiguration, Benutzerfreigaben sowie bei Einweisung und laufender Betreuung.

Secure Print und Follow-Me-Print werden je nach Hersteller und Software auch als Pull Printing, Find-Me Printing, Hold-and-Release oder Secure Print Release bezeichnet. Der konkrete Funktionsumfang ist anhand der eingesetzten Geräte und Lösung zu prüfen. Diese Seite stellt keine Rechtsberatung dar.