Druckerflotten wirtschaftlich und zuverlässig betreiben

Managed Print Services für kleine und mittlere Unternehmen

Managed Print Services – kurz MPS – bündeln Drucker, Kopierer, Verbrauchsmaterial, Service und Flottenübersicht zu einem abgestimmten Betreuungskonzept. Für kleine und mittlere Unternehmen, häufig auch KMU genannt, bedeutet das: weniger Beschaffungsaufwand, planbarere Abläufe, schnellere Unterstützung und eine Druckerlandschaft, die zum tatsächlichen Bedarf passt.

Gerätebestand transparent steuern Materialversorgung vereinfachen Service zentral koordinieren Druckkosten besser einordnen
Beratung anfragen Servicepakete ansehen
✓ Herstellerübergreifende Beratung
✓ Für einzelne oder mehrere Standorte
✓ Service und Material kombinierbar
✓ Vor-Ort-Unterstützung möglich
Einfach erklärt

Was bedeutet Managed Print Services?

Managed Print Services bedeutet: Ein Dienstleister unterstützt Unternehmen nicht nur bei einzelnen Druckern, sondern bei der gesamten Druck- und Scanumgebung – von Geräten und Verbrauchsmaterial bis zu Service und Übersicht.

Technik passend zum Bedarf

Geräte werden nach Druckvolumen, Papierformaten, Scanbedarf, Benutzerzahl und Arbeitsabläufen ausgewählt oder neu verteilt.

Versorgung und Service bündeln

Verbrauchsmaterial, Wartung und technische Unterstützung werden über klare Prozesse und feste Ansprechpartner organisiert.

Flotte kontinuierlich verbessern

Auslastung, Kosten, Gerätezustände und veränderte Anforderungen können regelmäßig bewertet und das Konzept angepasst werden.

Leistungsbausteine

Welche Leistungen die Druckerflotten-Betreuung enthalten kann

Der Leistungsumfang wird modular zusammengestellt. So erhält ein kleines oder mittleres Unternehmen genau die Betreuung, die zum Gerätebestand und zum tatsächlichen Bedarf passt.

Analyse

Bestand und Druckvolumen

Ausgangslage, Geräte, Standorte und typische Nutzung erfassen.

  • ✓ Geräteliste: Modelle, Optionen, Zählerstände und Standorte aufnehmen.
  • ✓ Nutzung: Farb-, Schwarzweiß- und Scanvolumen einordnen.
  • ✓ Probleme: Ausfälle, Engpässe und unnötige Gerätevielfalt erkennen.
Versorgung

Toner, Tinte und Zubehör

Nachschub planbar organisieren und unnötige Lagerhaltung reduzieren.

  • ✓ Bedarfsgerechte Lieferung: Material passend zu Verbrauch und Modell bereitstellen.
  • ✓ Weniger Fehlbestellungen: Eindeutige Zuordnung von Gerät und Verbrauchsmaterial.
  • ✓ Bestandsentlastung: Vorräte und Zuständigkeiten übersichtlicher gestalten.
Service

Wartung und Störungsbearbeitung

Klare Ansprechpartner und definierte Abläufe für technische Probleme.

  • ✓ Fehleraufnahme: Störungen strukturiert erfassen und priorisieren.
  • ✓ Technischer Support: Fernunterstützung oder Vor-Ort-Einsatz je nach Bedarf.
  • ✓ Wartung: Verschleiß und wiederkehrende Fehler frühzeitig berücksichtigen.
Monitoring

Flottenübersicht und Meldungen

Gerätezustände und Verbräuche zentraler und transparenter betrachten.

  • ✓ Statusinformationen: Tonerstände, Zähler und Gerätemeldungen erfassen.
  • ✓ Auswertung: Nutzung und Auslastung der Systeme besser einordnen.
  • ✓ Optimierung: Über- oder unterdimensionierte Geräte frühzeitig erkennen.
Sicherheit

Druck- und Scanprozesse

Datenschutz und IT-Sicherheit in das Flottenkonzept einbeziehen.

  • ✓ Secure Print: Vertrauliche Ausdrucke erst am Gerät freigeben.
  • ✓ Netzwerkanbindung: Zugänge, Protokolle und Firmware strukturiert pflegen.
  • ✓ Datenlöschung: Rückgabe und Austausch dokumentiert vorbereiten.
Finanzierung

Kauf, Leasing oder Servicepaket

Technik und Betreuung an Budget und Nutzungsdauer ausrichten.

  • ✓ Passendes Modell: Investition, Laufzeit und Servicebedarf gemeinsam betrachten.
  • ✓ Neu oder generalüberholt: Wirtschaftlichkeit und Anforderungen abgleichen.
  • ✓ Planbarkeit: Folgekosten und Verantwortlichkeiten transparenter gestalten.
Vom Bestand zum Betreuungskonzept

So führt TAS Managed Print Services in Unternehmen ein

Der Einstieg kann schrittweise erfolgen. Bestehende Geräte müssen nicht automatisch vollständig ersetzt werden.

Bedarf klären

Standorte, Nutzergruppen, Druckvolumen, Scanprozesse und gewünschte Serviceleistungen besprechen.

Bestand aufnehmen

Geräte, Zählerstände, Ausstattung, Zustand, Verbrauch und bestehende Verträge erfassen.

Konzept entwickeln

Geräteverteilung, Versorgung, Service, Monitoring und mögliche Erneuerungen definieren.

Umsetzung planen

Termine, Netzwerkeinbindung, Benutzerinformation, Austausch und Übergabe abstimmen.

Betrieb betreuen

Material, Servicefälle, Veränderungen und Optimierungspotenziale fortlaufend begleiten.

Passend zur Unternehmensgröße

Managed Print Services für unterschiedliche Unternehmensgrößen

Die Lösung sollte mit dem Unternehmen wachsen können und trotzdem einfach administrierbar bleiben.

Kleine Unternehmen

Wenige Geräte, klare Zuständigkeiten

Im Vordergrund stehen verlässliche Technik, einfache Materialversorgung und ein erreichbarer Servicepartner.

  • ein bis wenige zentrale Systeme
  • Service ohne unnötige Komplexität
  • planbare Versorgung mit Toner oder Tinte

Wachsende Mittelständler

Mehrere Abteilungen oder Standorte

Gerätebestand, Auslastung und unterschiedliche Anforderungen müssen zentraler koordiniert werden.

  • standardisierte Geräteklassen
  • zentrale Flottenübersicht
  • abgestimmte Druck- und Scanprozesse

Organisationen mit Spezialbedarf

CAD, A3, Farbe oder hohe Scanleistung

Standardgeräte werden mit leistungsfähigen MFPs, Plottern oder Dokumentenlösungen kombiniert.

  • gemischte Geräteflotten
  • besondere Sicherheitsanforderungen
  • individuelle Service- und Prozessbausteine
Mehrwert im Tagesgeschäft

Welche Vorteile Managed Print Services für kleine und mittlere Unternehmen bieten

Der Nutzen entsteht nicht nur beim Seitenpreis, sondern vor allem durch weniger Aufwand, klarere Abläufe und besser passende Technik.

Mehr Kostentransparenz

Geräte, Verbrauch, Service und Prozessaufwand lassen sich gemeinsam betrachten.

Weniger interne Arbeit

Beschaffung, Störungsmeldung und Gerätebetreuung werden einfacher organisiert.

Schnellere Unterstützung

Klare Ansprechpartner und bekannte Geräteinformationen beschleunigen die Bearbeitung.

Sicherere Prozesse

Druckfreigabe, Netzwerkanbindung, Firmware und Rückgabe können mitgeplant werden.

Einzelbetrieb oder betreute Druckerflotte?

Der Unterschied liegt vor allem in der Organisation

Managed Print Services ersetzen nicht jede Eigenleistung. Sie schaffen jedoch eine klarere Struktur und bündeln wiederkehrende Aufgaben.

Einzelne Beschaffung und Reaktion

  • Geräte und Materialien werden getrennt beschafft.
  • Störungen werden erst bei Ausfall bearbeitet.
  • Geräteinformationen sind auf mehrere Personen verteilt.
  • Auslastung und Folgekosten bleiben häufig unübersichtlich.
  • Jede Abteilung entwickelt eigene Abläufe.

Abgestimmte Betreuung der Druckerflotte

  • Geräte, Material und Service werden gemeinsam geplant.
  • Zuständigkeiten und Meldewege sind klar definiert.
  • Gerätebestand und Nutzung werden transparenter.
  • Flotte und Serviceumfang können angepasst werden.
  • Technik, Kosten und Prozesse werden zusammen betrachtet.
MPS-Potenzial prüfen

Managed Print Services müssen nicht kompliziert sein

TAS entwickelt ein Betreuungskonzept, das zu Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem Gerätebestand und Ihren internen Abläufen passt – vom einzelnen Standort bis zur wachsenden Druckerflotte.

Beratung für Ihre Druckerflotte

Schildern Sie uns kurz Gerätezahl, Standorte und aktuelle Herausforderungen. Wir besprechen die sinnvollen nächsten Schritte.

Kontakt aufnehmen
Verwandte Themen

Weitere Bausteine für eine wirtschaftliche Druckinfrastruktur

Managed Print Services lassen sich mit Druckkostenanalyse, Servicepaketen und Sicherheitslösungen sinnvoll verbinden.

Druckkosten senken

Gerätebestand, Auslastung, Verbrauchsmaterial und Prozesse wirtschaftlich optimieren.

Zur Themenseite

Servicepakete

Wartung, Reparatur, Materialversorgung und technische Unterstützung passend kombinieren.

Servicepakete ansehen
Häufige Fragen

Managed Print Services für kleine und mittlere Unternehmen

Ab welcher Unternehmensgröße lohnen sich Managed Print Services?
MPS kann bereits bei wenigen Geräten sinnvoll sein, wenn Materialbeschaffung, Service oder Zuständigkeiten regelmäßig Aufwand verursachen. Entscheidend sind weniger die Mitarbeiterzahl als Geräteanzahl, Druckvolumen, Standorte und gewünschter Betreuungsumfang.
Müssen für MPS alle vorhandenen Drucker ersetzt werden?
Nein. Bestehende Geräte können je nach Zustand, Alter, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit weiter genutzt, umverteilt oder schrittweise ersetzt werden. Eine Bestandsaufnahme zeigt, welcher Weg sinnvoll ist.
Gehören Toner und Tinte immer zum Vertrag?
Das hängt vom vereinbarten Leistungsmodell ab. Materialversorgung kann Bestandteil sein oder separat organisiert werden. Wichtig sind klare Zuständigkeiten und eine eindeutige Zuordnung zu den eingesetzten Geräten.
Ist Managed Print Service dasselbe wie Pay per Print?
Nicht zwingend. Pay per Print ist ein mögliches Abrechnungsmodell. Managed Print Services beschreibt das umfassendere Betreuungskonzept aus Geräten, Material, Service, Monitoring und Optimierung.
Wie werden Datenschutz und IT-Sicherheit berücksichtigt?
Je nach Bedarf können sichere Druckfreigabe, Benutzerrechte, Netzwerkkonfiguration, Firmwarepflege, Scanprozesse und geregelte Datenlöschung in das Konzept einbezogen werden.
Kann TAS auch mehrere Standorte betreuen?
Ja, der Leistungsumfang kann auf mehrere Standorte und unterschiedliche Geräteklassen abgestimmt werden. Zuständigkeiten, Lieferwege, Serviceeinsätze und Flottenübersicht werden entsprechend geplant.
Alle Leistungen werden individuell auf Gerätebestand, Standorte, Druckvolumen, Schutzbedarf und gewünschten Serviceumfang abgestimmt. Das konkrete Leistungsmodell ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot.