Datenlöschung vor Rückgabe, Verkauf und Entsorgung

Festplatte im Kopierer sicher löschen

Kopierer und Multifunktionsgeräte können Druckaufträge, Scans, Adressbücher, Benutzerinformationen und Protokolle auf internen Speichern verarbeiten. Vor Leasingrückgabe, Verkauf, Weitergabe oder Entsorgung sollte deshalb geprüft werden, welche Speicher verbaut sind und wie diese modellgerecht sicher gelöscht werden können.

Gerät und Speicher identifizieren Hersteller-Löschfunktion verwenden Löschung dokumentieren Rest­risiko bewerten
Löschung prüfen lassen Zum Datenschutz-Leitfaden
✓ Herstellerübergreifende Prüfung
✓ HDD, SSD und Flash berücksichtigen
✓ Dokumentierter Löschprozess
✓ Vor-Ort-Unterstützung möglich
Warum ein Zurücksetzen nicht immer genügt

Welche Daten auf einem Kopierer gespeichert sein können

Umfang und Dauer der Speicherung unterscheiden sich je nach Hersteller, Modell, Ausstattung und Konfiguration. Besonders relevant sind Geräte mit interner Festplatte, SSD, Flash-Speicher oder nachgerüstetem Speicher.

▤

Druck- und Kopieraufträge

Temporäre oder gespeicherte Aufträge, sichere Druckjobs und Wiederholungsaufträge können im Gerät verarbeitet werden.

⌕

Scans und Dokumente

Scanvorschauen, Zwischendateien, Faxdaten oder Dokumente in Benutzerboxen können auf internen Speichern liegen.

ID

Benutzer- und Adressdaten

Adressbücher, E-Mail-Ziele, Netzwerkpfade, Benutzerkennungen, Kostenstellen und Gerätekonten können gespeichert sein.

⚙

Konfiguration und Protokolle

Netzwerkparameter, Zertifikate, Protokolle, Geräteeinstellungen und administrative Informationen bleiben häufig erhalten.

!

Werkseinstellungen sind nicht automatisch eine sichere Datenlöschung

Ein Zurücksetzen kann Konfigurationen entfernen, ohne sämtliche Speicherbereiche sicher zu überschreiben oder kryptografisch unzugänglich zu machen. Entscheidend ist die vom Hersteller dokumentierte Lösch-, Überschreib- oder Speicherbereinigungsfunktion des konkreten Geräts.

Sicherer Ablauf in sechs Schritten

So sollte die Datenlöschung vorbereitet und durchgeführt werden

Der konkrete Ablauf richtet sich nach Gerät, Speichertyp, Schutzbedarf und dem vorgesehenen weiteren Verwendungszweck.

Gerät identifizieren

Hersteller, Modell, Seriennummer, Ausstattung und verbauten Speicher erfassen.

Daten sichern

Benötigte Adressbücher, Scanprofile, Zertifikate und Konfigurationen vorab kontrolliert exportieren.

Konten entfernen

Benutzerboxen, gespeicherte Jobs, persönliche Ziele und externe Kontoverknüpfungen löschen.

Sicher löschen

Herstellerseitige Überschreib-, Secure-Erase- oder kryptografische Löschfunktion ausführen.

Zurücksetzen

Nach der Speicherbereinigung Konfiguration, Netzwerkdaten und Administratorkonten zurücksetzen.

Dokumentieren

Gerät, Methode, Datum, Ergebnis, verantwortliche Person und Übergabe schriftlich festhalten.

Speichertyp und Löschmethode

HDD, SSD und Flash dürfen nicht pauschal gleich behandelt werden

Eine Methode, die bei einer magnetischen Festplatte geeignet ist, kann bei SSD- oder Flash-Speicher technisch unpassend oder unzuverlässig sein.

Magnetische Festplatte

HDD

Bei klassischen Festplatten können modellabhängige Überschreibfunktionen eingesetzt werden.

  • ✓ Herstellerfunktion bevorzugen: Geräteeigene Datenüberschreibung oder Speicherbereinigung verwenden.
  • ✓ Vollständigkeit prüfen: Benutzerboxen, Auftragsdaten und reservierte Bereiche berücksichtigen.
  • ✓ Bei hohem Schutzbedarf: Ausbau und kontrollierte physische Vernichtung prüfen.
Halbleiterspeicher

SSD und Flash

Mehrfaches Überschreiben ist wegen Wear-Leveling nicht automatisch zuverlässig.

  • ✓ Secure Erase nutzen: Herstellerspezifische Lösch- oder kryptografische Löschfunktion bevorzugen.
  • ✓ Verschlüsselung bewerten: Bei geeigneter Vollverschlüsselung kann das sichere Löschen des Schlüssels relevant sein.
  • ✓ Handbuch beachten: Nur dokumentierte Verfahren des Geräts oder Speicherherstellers einsetzen.
Nicht mehr weiterverwenden

Physische Vernichtung

Bei defekten, nicht sicher löschbaren oder besonders schutzbedürftigen Datenträgern.

  • ✓ Datenträger ausbauen: Gerät und Speicher eindeutig zuordnen.
  • ✓ Geeignet vernichten: Fachgerechte Zerstörung entsprechend Schutzbedarf veranlassen.
  • ✓ Nachweis sichern: Übergabe- oder Vernichtungsbeleg dokumentieren.
Praxis-Check vor der Übergabe

Checkliste für Leasingrückgabe, Verkauf oder Entsorgung

Die Liste hilft dabei, technische und organisatorische Schritte vollständig zu erfassen.

Vor der Löschung

  • ✓ Gerät, Seriennummer und Standort dokumentieren
  • ✓ Speichertyp und optionale Zusatzspeicher ermitteln
  • ✓ Benötigte Konfigurationen kontrolliert sichern
  • ✓ Benutzerboxen, Faxspeicher und gespeicherte Jobs prüfen
  • ✓ Cloud-, E-Mail- und Netzwerkverknüpfungen entfernen
  • ✓ Herstelleranleitung und Löschmethode festlegen

Nach der Löschung

  • ✓ Ausführung und Ergebnis der Löschfunktion prüfen
  • ✓ Adressbücher, Benutzerkonten und Ziele kontrollieren
  • ✓ Netzwerk-, Zertifikats- und Administrationsdaten zurücksetzen
  • ✓ Bei Ausbau Datenträger eindeutig kennzeichnen
  • ✓ Lösch- oder Vernichtungsnachweis ablegen
  • ✓ Übergabe an Leasinggeber, Käufer oder Entsorger dokumentieren
Nachweis und Rechenschaft

Was in ein Löschprotokoll gehört

Ein nachvollziehbarer Nachweis erleichtert interne Freigaben, Übergaben und spätere Prüfungen.

Gerätedaten Hersteller, Modell, Seriennummer, Standort und Inventarnummer
Speicher HDD, SSD, Flash, optionale Speicher und bekannte Kapazität
Löschmethode Bezeichnung der Herstellerfunktion oder Art der Vernichtung
Durchführung Datum, Uhrzeit, verantwortliche Person oder Dienstleister
Ergebnis Erfolgsanzeige, Prüfvermerk, Abweichungen oder technische Einschränkungen
Weiterer Verbleib Rückgabe, Verkauf, interne Weitergabe, Ausbau oder Entsorgung

Kopierer vor Rückgabe oder Verkauf sicher bereinigen

TAS unterstützt bei Geräteprüfung, Datensicherung, modellgerechter Speicherlöschung, Rücksetzung und Dokumentation. So lässt sich das Risiko zurückbleibender vertraulicher Daten reduzieren.

Prüfung anfragen
Häufige Fragen

Festplatten und Speicher in Kopierern sicher löschen

Reicht das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen?
Nicht zwingend. Ein Werksreset kann Konfigurationen und Konten entfernen, ohne alle Speicherbereiche sicher zu bereinigen. Maßgeblich ist die dokumentierte Lösch- oder Überschreibfunktion des konkreten Geräts.
Hat jeder Kopierer eine Festplatte?
Nein. Je nach Modell können HDD, SSD, Flash-Speicher oder nur flüchtige Speicher verbaut sein. Auch optionale Festplatten oder Erweiterungen sind möglich. Deshalb sollte die konkrete Ausstattung geprüft werden.
Kann eine SSD wie eine HDD mehrfach überschrieben werden?
Mehrfaches Überschreiben ist bei SSD und Flash wegen interner Speicherverwaltung und Wear-Leveling nicht automatisch zuverlässig. Hier sollten herstellerseitige Secure-Erase- oder kryptografische Löschverfahren bevorzugt werden.
Wann ist eine physische Vernichtung sinnvoll?
Sie kann bei defekten oder nicht sicher löschbaren Datenträgern sowie bei besonders hohem Schutzbedarf sinnvoll sein. Die Entscheidung sollte risikobasiert getroffen und dokumentiert werden.
Muss die Löschung dokumentiert werden?
Ein dokumentierter Nachweis ist aus organisatorischer Sicht sehr empfehlenswert. Er sollte Gerät, Speicher, Methode, Datum, Ergebnis, verantwortliche Person und weiteren Verbleib enthalten.
Kann TAS die Löschung übernehmen?
TAS kann bei der Identifikation des Geräts und Speichers, bei herstellerabhängigen Löschfunktionen, Rücksetzung und Dokumentation unterstützen. Ob eine vollständige technische Prüfung oder Vernichtung erforderlich ist, hängt vom Gerät und Schutzbedarf ab.
Fachliche Orientierung: DSGVO-Grundsätze zu Integrität, Vertraulichkeit und risikoadäquater Sicherheit sowie BSI-Empfehlungen zur sicheren Löschung und zum Lebenszyklus von Druck- und Multifunktionssystemen. Die konkrete Methode ist stets anhand des Gerätemodells, Speichertyps und Schutzbedarfs zu bestimmen. Diese Seite stellt keine Rechtsberatung dar.
Offizielle Grundlagen: Datenschutz-Grundverordnung · BSI: Daten sicher löschen